3 tips på hur du förhandlar som en FBI-agent

Vilka tekniker behövs för att förhandla 

I Sverige finns det bara ett ord när man pratar förhandling - nämligen ordet förhandling. I engelskan, däremot, är det en nyansskillnad mellan ordet "negotiate" och "bargaining". I den här artikeln lyfter vi teknikerna bakom en väl genomförd förhandling och reder ut hur de två begreppen skiljer sig åt. 

Först och främst - vad är skillnaden mellan "bargaining" och "negotiation"?

Black Swan Group är ett amerikanskt företag som specialiserar sig på att lära ut en förhandlingsteknik som hämtat inspiration från gisslanförhandlingar inom FBI, och därefter applicera denna på vanlig hederlig försäljning. Enligt det amerikanska företaget finns det en viss nyansskillnad i orden "bargaining" och "negotiating" som man ska ha i åtanke. 

Bargaining (vi kan kalla det att pruta): 

När man använder tekniken att pruta finns det en grundinställning vid ingången av samtalet att det ska finnas en vinnare och en förlorare vid utgången av samtalet. Detta skapar en mentalitet där båda parter är på offensiven. Det i sin tur gör det svårare (om inte omöjligt) att bygga relationer, trygghet och verkligen lyssna till motpartens önskemål och känslor. Det som är farligt med den här typen av förhandling är att en part mest troligt kommer gå från bordet med en till synes dålig deal - något som i förlängningen kan skada ditt företags rykte och möjligheten att i framtiden få rekommendationer.

Negotiation (vi kan kalla det att förhandla):

Negotiation handlar om att gå in med inställningen att lyssna till motpartens argument om varför de behöver eller frågar efter en specifik sak. Genom att visa för motparten att du bryr dig om dennes intressen, och att du vill hitta en utgång där båda är nöjda, kan dina relationer fortsätta frodas och respekt byggas, samtidigt som sannolikheten till framtida rekommendationer ökar.

Hur kan du undvika att hamna i ett pruta-läge istället för en förhandling?

Ett enkelt men effektivt sätt att undvika pruta-läget är genom att undvika att be om någonting för egen vinnings skull tidigt i förhandlingsprocessen. Det kan tyckas gå emot alla insikter man har inom förhandling, men så fort du börjar be om saker triggas pruta-läget. När det väl har börjat, är det väldigt svårt att bryta. 

Om du vill förbättra dina förhandlingar och kommunicera på ett sätt som bygger tillit och ger möjlighet att influera beslutet, behöver du komma bort från att pruta och börja förhandla. 

Förhandla genom att använda en nej-strategi

Hur lämnar man vinna-förlora-mentaliteten och går in i förstå-varandras perspektiv-mentaliteten? Sanningen är att en förhandling är väldigt känslostyrd, något som kan vara till både fördel och nackdel. Enligt en bloggpost från Black Swan Group är en del av att skapa en produktiv förhandling att göra utrymme för att kunna säga nej. Detta kan kännas konstigt och gå emot vår intuition då nej vanligtvis är ett ord vi skyr som pesten, men(!) tvivla icke, det finns en bra anledning.

När vi är i en okänd situation har vi som människor alltid ha lättare för att säga nej, än att säga ja. När vi säger nej i en osäker situation, känner vi oss plötsligt tryggare. Säger vi ja, kan det kännas som att vi tappar kontrollen. Och den här känslan av att inte ha kontroll sätter sig i magen, särskilt om vi känner oss lurade in i ett hörn där vi "måste" säga ja. För varje gång det här händer skapas ett allt större inre motstånd som i slutänden kommer bygga en mur av misstro.

Ställ nej-orienterade frågor

För att råda bot på detta ska vi alltså öppna upp för att motparten ska ha möjlighet att svara nej till de frågor vi ställer, det vill säga nej-orienterade frågor. Exempel på sådana är "Du håller inte med om det?",  i motsats till "Håller du med?". Den sistnämnda frågan gör det enkelt för motparten att svara det du vill höra, och på så vis slippa undan utan att ge något riktigt commitment. Något som kommer visa sig tydligt i implementationsfasen. Svarar man nej på den sistnämnda frågan är också risken större att skapa en konflikt, snarare än ett öppet samtalsklimat.

När du ställer nej-orienterade frågor öppnar du upp för motpartens möjlighet att både svara nej, att rätta dig om du har fel samt att förklara hur de tänker. När motparten kan svara: "Nej, jag håller inte med för att..." håller du denne engagerad genom hela samtalet, och de behöver inte säga ja förrän de är redo att göra det. 

Förhandlingens 3 faser 

En effektiv förhandling har 3 faser - samla information, hantera förväntningar samt implementation. Om alla faser genomförs på ett bra sätt kommer förhandlingen aldrig kännas som en förhandling, utan ett fruktbart samtal för båda parter. 

1. Samla information

Den första fasen handlar om att bygga tillit och samla information om motparten på ett sätt som får motparten att känna sig förstådd, rättvist behandlad och hörd. Trygghet och tillit är grunden för genuin kommunikation, så utan den här fasen finns det ingen grund för inflytande.

2. Hantera förväntningar

Människan fungerar som så att den väger vinst mot förlust i allt den gör. Det du som säljare behöver göra är att förstå vad din motpart kallar "förlust" i just ert sammanhang. Det kan du göra genom att ställa nej-orienterade frågor, som vi pratade om tidigare? Det vill säga frågor som inte automatiskt gör att du vill svara ja. Det ger kunden rum att öppna upp sig, samtidigt som du ingjuter trygghet i konversationen. Exempel på sådana frågor är:

• Det låter som att jag har missat någonting. Hur kommer vi tillbaka på rätt spår igen?
• Är jag helt ute och cyklar om jag skulle säga att ditt team skulle ha nytta av...? 
• Skulle du säga att jag har fel om jag säger...?

När du sedan sammanfattat svaren på dessa frågor kan du göra det möjligt för motparten att lägga till någonting genom att fråga "Har jag missat någonting?" eller "Har jag missuppfattat det här?" (märk skillnaden om du säger "Har jag uppfattat rätt?" - risken är att motparten säger ja för att du ska nöja dig och gå vidare). Om vi hela tiden ger motparten möjligheten att influera det vi säger, minskar risken att senare få höra att denne haft för lite inflytande vid utgången av förhandlingen. 

3. Prata implementation

När du har byggt upp en relation till motparten, ni har pratat igenom vilka rädslor som finns i samband med beslutet, samt låtit motparten vara en del av lösningen, är det dags att börja prata implementation. När du kommer hit handlar det inte om att plötsligt lägga fram dina villkor och säga "take it or leave it". Nu handlar det om att hjälpa kunden komma fram till lösningen genom att tänka problem-lösande. Du kan inspirera till den här typen av tänkande genom dina frågor. Om du exempelvis anser att er bindningstid på ett år är icke-förhandlingsbar, kan du ställa frågan: "Hur ser ni nu till att ni inte går tillbaka till det gamla arbetssättet?" eller "Vad behöver vi införa så att vi kan följa att allt går enligt planerna för er?".

Sanningen om ultimatum 

Någon gång har ni säkert fått ett ultimatum från en kund. Det kan mycket väl vara någonting som motparten säger utifrån desperation. På ytan ser det ut som de försöker trycka in dig i ett hörn, men innerst inne är de rädda att förlora affären. Ett ultimatum är därför ofta en stark köpsignal och ett tecken på att de försöker ro dealen i hamn. Ett take it or leave it-erbjudande skulle inte finnas om motparten redan bestämt sig för att inte köpa.  

The Bottom Line

I en förhandling har du alltså möjlighet att influera utgången genom att skapa ett genuint samtal. I en prutnings-situation tvingar du både dig och din motpart att kompromissa på ett sätt som kan öka risken för att ena eller båda parterna går ifrån bordet missnöjda. Att förstå skillnaden mellan att pruta och att förhandla gör det möjligt för dig att sätta rätt ton och mindset inför samtalet, vilket gör det enklare för dig att uppnå det du kom dit för.

Källa: Black Swan Group, hemsida och blogg.