Vid vilken tidpunkt bör du skicka en offert och vad är hemligheten bakom en hög hit-rate för en vunnen affär?
Att som köpare utvärdera tre leverantörer för att ta in offert på deras erbjudande är det vanligaste scenariot. Idag är priserna oftast väldigt transparenta och det gäller att påverka samt informera kunden om andra värden. Nedan behandlar vi 5 steg som du som säljare bör tänka på för att öka sannolikheten att just ditt erbjudande blir signerat.
Steg 1: Förberedelser
Det finns endast en sak du ska hjälpa kunden med: att nå sina mål. Enklaste och vanligaste misstaget du kan göra innan du skickar en offert är att inte noggrant analysera vad kunden faktiskt behöver och letar efter. Skicka aldrig en offert om du inte kan svara på nedan frågor
- Vilket problem ska lösas?
- Hur ska problemet lösas?
- Vem tar beslut och vilka påverkare finns med i processen?
- Vad är deras budget och stämmer den överens med vår leverans?
- När ska tjänsten/varan vara levererad?
- Vad letar dem efter hos en leverantör, kan vi differentiera oss gentemot konkurrenterna?
Ta ett möte med den potentiella kunden och se till att både beslutstagare och påverkare medverkar så att du kan få ett bra svar på ovanstånde frågor. När du har svaren kan du tydligt utforma din offert så att den förklarar varför just du är rätt leverantör.
Steg 2: Utformning & design
Offertlängd
Visste du att majoriteten av köparna föredrar en offert på max 3 sidor? För varje ytterligare sida på offerten innehåller minskar procenten drastiskt. Om den potentiella kunden däremot har liten erfarenhet inom området kan någon extra sida bli nödvändig.
Språk
Ett vanlig misstag är att offerten skrivs på ett allt för formellt språk. Undersökningar visar att trenden går mot att säljdokument skrivs i mer informell form, glöm dock aldrig bort att det alltid ska vara professionellt och fritt från stavfel och inkorrekt grammatik. Lyssna av mottagarna och observera vilket språk de använder och försök att anpassa dig.
Layout
Enkel, lättförståelig men samtidigt unik. Ta fram en offermall som talar företagets (inte var individs) formspråk samtidigt som den sticker ut och blir ihågkommen. Använd gärna färger, bilder och olika teckenstorlek för att skapa en dynamiskt offert som är läsvänlig och underhållande. Undvik långa paragrafer och regler i största möjliga utsträckning. Det finns mycket offerter att inspireras av, här hittar du några exempel på offertmallar.
Steg 3: Innehåll
Innehållet är självklart viktigt, tänk dock på att de flesta ofta tar med allt för mycket samtidigt som de optimala offerterna låg på tre sidor.
Det finns ingen lag som säger vad som ska ingå in en offert, men det finns oskrivna regler. Börja med en inledning som väcker intresse för vad som kommer härnäst. Köpare värderar dessa punkter högst:
Föreslagen lösning - Köparen måste veta vad hen får.
Förklaring av behovet - Köparen mår bäst när hen vet att leverantören har förstått behovet.
Timeline - När kommer tjänsten/varan bli levererad och hur ser processen ut.
Pris - Erbjud aldrig fler än 3 olika alternativ och börja alltid med det dyraste.
Summering - Uppsummera hela innehållet på enkelt och tydligt sätt.
Deadline - Hur länge gäller erbjudandet?
Vad bryr sig köpare minst om?
Information om leverantörens företag och kontouppgifter (det kommer senare).
Bokföringsuppgifter.
Överenskommelse om servicenivån.
Få feedback
När du är färdig med offerten är ett bra tips att låta någon motläsa innehållet:
- Hur väl din tjänst/vara fyller potentiella kundens behov.
- Hur enkel och och tydlig offerten är.
- Hur bra designad den är.
Steg 4: Personlighet
Vem vill du helst göra affärer med; någon du litar på och som förstår dig eller en främling som är bra på att prata?
Idag är det svårt att konkurrera på pris och varan i sig då konkurrerande erbjudanden oftast upplevs som mycket liknande för köparen. Det är därför som det är viktigt att försöka få en personlig touch på ditt erbjudande - människor gör affärer med människor. Vi själva jobbar med personliga filmer som enkelt kopplas till offerten för att sticka ut och få en personlig touch på erbjudandet. Andra tips på vad du kan göra:
Besök mottagarens LinkedIn profil i samband med att du skickar offerten så att de förknippar ditt namn med någon de känner igen.
Lägg in en bild på dig själv i offerten, det känns alltid mer personligt med ett ansikte.
Referera till en tidigare dialog ni haft som gör att det känns mer personligt och mindre mall.
Steg 5: Skicka vid rätt tidpunkt
Att skicka en offert med mejl är väldigt enkelt och smidigt, men också väldigt förrädiskt då det finns en stor risk för att offerten försvinner bland alla andra övriga mejl. Det finns alldeles för många användare där ute som inte använder sig av "tom inkorg"-metodiken, vilket gör att offerten glöms bort i bruset.
Nedan information kommer från en undersökning där över 20 miljoner mail analyserats.
Skicka aldrig helgdagar om du inte har en överenskommelse.
Skicka aldrig på kvällen/natten utan schemalägg det i så fall till dagen efter.
Klockan 11.00 är den tid som flest mail öppnas, oavsett arbetsdag.
