Qui n’a jamais apposé ses initiales en bas d’un document ? Que ce soit pour un règlement intérieur, un contrat de travail ou encore un bail de location, il nous est tous déjà arrivé, au moins une fois, de parapher un document. Pour autant, avec l’avènement du digital, une question se pose : est-ce encore utile ?
Chez GetAccept, on a donc décidé de se pencher sur le sujet.
Parapher un document, qu'est-ce que cela signifie ?
Commençons par une petite définition ! D’après le dictionnaire juridique édité par Serge Braudo et Alexis Baumann, « le paraphe est un signe manuscrit, consistant le plus souvent dans l'apposition d'un graphisme (initiales des noms et prénoms) des personnes qui sont parties à un contrat qu'elles apposent au bas de chacune des pages. »
Quelle est la différence entre la signature et le paraphe ? Deux parties liées à un contrat sont contraintes de le signer pour valider juridiquement leur consentement. En revanche, le paraphe n'est pas obligatoire pour tous les types de contrats, il concerne précisément les actes authentiques.
Quel est l'objectif du paraphe ?
Il y a un intérêt bien connu au paraphe : il permet d'assurer que toutes les pages d’un document, par exemple un contrat, ont bien été lues et approuvées par l’ensemble des parties. Dans la majorité des cas, la signature n'apparaît que sur la dernière page, il est donc essentiel, notamment en cas de litige, de pouvoir attester que les autres pages ont également été consultées.
Mais ce n'est pas tout ! Dans le cadre d'un document papier, le paraphe permet de justifier de l'inaltérabilité du document. En effet, il est impossible d'ajouter, supprimer ou modifier l'une des pages intermédiaires du document.
Paraphe et valeur juridique, on vous explique tout !
C'est la nature de votre contrat qui va déterminer la nécessité ou non de parapher votre document.
Acte sous seing privé
L'acte "sous seing privé" est une convention écrite établie par les parties elles-mêmes ou par un tiers, dans le but de régler une situation contractuelle (contrat de travail, bail, contrat d'assurance, ouverture de compte bancaire...). Il ne requiert pas l'intervention d'un officier public tel qu'un notaire ou un avocat.
Selon l'article 1322 du code civil, "l'acte sous seing privé n'est soumis à aucune autre condition de forme autre que l’authenticité des signatures de ceux qui s'obligent. "
Il n'est donc pas obligatoire de parapher un contrat de cette nature, mise à part pour renforcer la validité de la signature en cas de litige. Deux précautions valent mieux qu'une !
Acte authentique (ou acte notarié)
Dans un autre contexte, un acte authentique est un document officiel établi par un officier public, comme un notaire ou un officier d’état civil, et qui est signé et scellé par cette autorité. Il concerne notamment les testaments, donations, contrats de mariage, ventes immobilières...).
À l'inverse de l'acte sous seing privé, l'acte authentique oblige le paraphe. Selon le décret n°2005-973 du 10 août 2005, "chaque feuille est paraphée par le notaire et les signataires de l'acte sous peine de nullité des feuilles non paraphées".
Il existe tout de même une exception : si les feuilles de l'acte et, le cas échéant, de ses annexes sont, lors de la signature par les parties, réunies par un procédé empêchant toute substitution ou addition, il n'y a pas lieu de les parapher.
Par ce type de procédé, on entend notamment la signature électronique, qui garantit l’intégrité et l'inaltérabilité d’un acte.
Parapher son document avec GetAccept
Découvrez comment parapher vos contrats avec GetAccept en toute simplicité ! Si vous n'avez pas encore créé de compte, c'est par ici !
1. Rendez-vous sur GetAccept et cliquez sur le bouton "Créer" tout en haut à gauche.
3. Vous pouvez ensuite cliquer dans l'onglet "Ajouter" et faire glisser les initiales sur le document, à l'endroit que vous souhaitez.
4. Cliquez ensuite sur l'onglet "Envoi" et suivez toutes les étapes nécessaires pour partager le document. Une fois signé, vous pouvez cliquer sur Télécharger et le tour est joué !
Quelle place pour le paraphe à l'heure du digital ?
Le constat est sans appel : le digital est désormais au coeur de la stratégie de toutes les entreprises. Et si ce n'est pas encore le cas, il est temps de s'y mettre ! Alors, le paraphe a t-il encore sa place dans un monde où la majorité des interactions commerciales se font désormais en ligne ?
Avec l'avènement du digital, les solutions SaaS se sont développées par centaines, et notamment celles de signature électronique. Petit à petit, elle viennent faire de l'ombre à la signature manuscrite. Après tout, pourquoi s'infliger des pages à imprimer, lire, parapher, signer puis scanner, quand c'est possible de le faire en ligne et en quelques clics ? D'autant plus qu'une signature électronique a le même poids et la même valeur juridique qu’une signature manuscrite.
Vous l'aurez compris : signer un document n'a jamais été aussi simple et rapide qu'aujourd'hui !
Alors, la signature électronique est-elle en passe de remplacer le paraphe ?
Il faut l'avouer, c'est tentant (et confortable, non ?) de passer à la signature électronique. D'autant qu'elle remplit tous les avantages connus du paraphe, à savoir le fait de s'assurer que toutes les pages ont été lues, ainsi que d'attester de l'inaltérabilité du document.
En effet, lorsqu'un document est signé électroniquement, un certificat unique est associé de manière permanente. Il enregistre le moment réel de la signature grâce à l’horodatage, atteste de l'identité des destinataires, et fournit un historique de toutes les actions. Ainsi, aucune information ne peut être falsifiée.
Et ce n'est pas tout, on ne compte plus ses avantages par rapport à la signature manuscrite :
- le processus est 8 fois plus rapide,
- votre taux de conversion (documents envoyés vs. documents signés) augmente d'au moins 30%,
- vous avez un contrôle total de vos documents : soyez averti en temps réel quand ils ont été ouverts, lus, téléchargés ou signés,
- le niveau de sécurité est renforcé grâce à des systèmes d’authentification adaptés, comme la double authentification par SMS ou l’authentification via son compte LinkedIn.
Certes, mais "et le paraphe dans tout ça ?" me direz-vous ! Rassurez-vous, même si les initiales ne sont pas requises par défaut pour la signature électronique avec GetAccept, vous pouvez tout à fait le paramétrer avant l'envoi de votre document. Un jeu d'enfant !
Alors, verdict : le paraphe, concept d’antan ou véritable nécessité ? Je ne vous apprends rien en disant que chez GetAccept, on vote pour concept d'antan, et on privilégie la signature électronique ! Et vous ? Testez par vous-même, notre solution est gratuite !
