Dans un monde idéal, votre CRM est le pilier central de vos données. Cependant, cela n’est réalisable que si vous et votre équipe adoptez une approche rigoureuse et méthodique pour le remplir en temps voulu. Si tel n'est pas le cas, vous risquez de vous retrouver avec un CRM désorganisé et incomplet, nuisant à la productivité commerciale et à la précision des forecasts.
La bonne nouvelle, c’est qu’il est possible d’utiliser diverses automatisations pour réduire le travail manuel, éliminer les erreurs et rationaliser efficacement votre processus de vente directement depuis votre CRM.
Si vous êtes administrateur Salesforce, manager commercial ou RevOps, découvrez 5 automatisations conçues par GetAccept pour Salesforce afin d’optimiser vos ventes à différents stades du processus, notamment :
- La gestion des opportunités
- La prévision des ventes
- La gestion des parties prenantes
- Le suivi de l'engagement client
- Le maintien de l'hygiène des données dans le CRM
Entrons un peu plus dans les détails.
1. Créez automatiquement des Digital Sales Rooms en fonction des étapes de votre opportunité
Lorsqu’un lead est qualifié et converti en opportunité, il est essentiel de partager rapidement les bons documents. Cela peut sembler simple, mais en pratique, c'est un peu plus complexe : on prend du temps à créer des documents s'il n'y a pas de modèle au préalable, tout le monde n’a pas toujours accès au contenu adéquat et il est facile d’oublier un élément important.
Automatiser la création de contenu permet de booster votre efficacité et de garantir un processus de vente uniforme.
Dès qu’un lead est qualifié et converti, GetAccept génère automatiquement une Digital Sales Room, basée sur vos modèles existants. Celle-ci contient des ressources pertinentes comme des vidéos d'introduction, des présentations, des cas d’usage, etc. Une fois créée, la Room reste en mode brouillon, permettant à vos équipes d’ajouter une touche personnelle avant de la partager.
2. Identifiez et suivez les parties prenantes clés
Pour accélérer vos deals, adoptez la bonne approche en identifiant et en engageant les parties prenantes dès le début du cycle de vente. On vous l'accorde : lorsqu’un commercial gère plusieurs opportunités en simultané, il peut être difficile de savoir quelles parties prenantes interagissent avec votre contenu et donc, sur quelles deals se focaliser.
Avec l’intégration GetAccept - Salesforce, voici comment automatiser la gestion des parties prenantes :
2.1 Suivi des activités et notifications en direct
Chaque fois qu’une partie prenante consulte un document, laisse un commentaire ou transfère le document à une autre personne, votre commercial reçoit une notification en direct dans Salesforce, facilitant ainsi les actions de suivi. Vous accédez également à des analyses détaillées de l'engagement des destinataires avec les documents.
2.2 Création automatique de tâches pour les parties prenantes manquantes ou inactives
Si aucun intervenant n’a été invité à consulter une Room depuis deux semaines, une tâche est automatiquement générée dans Salesforce pour rappeler à vos commerciaux de les ajouter. De même, si une proposition ou un contrat n’a pas été ouvert, une tâche de relance est créée automatiquement pour éviter que l’opportunité ne stagne.
2.3 Enregistrement automatique des nouvelles parties prenantes dans les Contacts Salesforce
Lorsque de nouvelles personnes sont invitées à consulter vos documents, leur nom, fonction et adresse e-mail sont automatiquement ajoutés à Salesforce, garantissant des contacts à jour et un meilleur suivi des données.
3. Mettez à jour automatiquement les étapes des opportunités grâce au Plan d’Action Mutuel
Salesforce devrait être votre unique source de vérité. Cependant, de nombreux commerciaux oublient de mettre à jour les étapes des opportunités, rendant difficile les prévisions et l’analyse précises du pipeline.
Avec le plan d’action mutuel, vous suivez des étapes clairement définies, des tâches et des deadlines convenus avec vos acheteurs. GetAccept permet de mettre automatiquement à jour les étapes des opportunités dans Salesforce en fonction de la progression du plan en question.
Par exemple, faites passer une Opportunité à l'étape de « Négociation / Révision » une fois l'étape « Création et partage des devis » marquée comme terminée. Vous l'aurez compris : une multitude d'automatisations sont possibles en fonction de vos besoins.
4. Créez des devis dynamiques à partir des produits enregistrés dans Salesforce
Envoyer des devis en PDF peut être laborieux : chaque mise à jour nécessite de générer un nouveau fichier. Avec GetAccept, vos devis dynamiques sont générés automatiquement à partir des produits enregistrés dans votre CRM, éliminant les erreurs humaines et simplifiant le processus.
Si vous devez mettre à jour les prix pendant le processus de négociation, ce qui peut arriver fréquemment, il vous suffit de modifier les produits directement dans Salesforce, de trouver le devis concerné et de rafraîchir. Les modifications apportées aux produits et aux prix seront automatiquement mises à jour dans votre devis envoyé, sans avoir besoin de générer un nouveau lien, ce qui vous évite la contrainte de renvoyer plusieurs fichiers PDF.
Notre client, Social Talent, bénéficie d’un processus de création et de partage de devis 9 fois plus rapide grâce à l’utilisation de GetAccept directement depuis Salesforce.
5. Automatisez l'enregistrement de vos contrats signés dans votre CRM
Votre mission ne s’arrête pas une fois le contrat signé – il reste encore des tâches administratives à accomplir. Vous devez enregistrer le contrat signé dans Salesforce, vérifier que l’adresse de facturation et le numéro de TVA sont correctement renseignés, et vous assurer que la facture est envoyée comme prévu.
Ces tâches sont chronophages et présentent un risque élevé d’erreurs humaines.
La bonne nouvelle, c’est que tout ce travail administratif fastidieux peut être automatisé. Avec l’intégration de GetAccept à Salesforce, votre processus de gestion des devis devient fluide et rapide.
Après la signature du contrat, une copie signée est automatiquement enregistrée dans Salesforce. Toutes les données saisies par le destinataire (comme le numéro de TVA, l’adresse fiscale, l’adresse de facturation, etc.) sont transférées dans les champs Salesforce et sauvegardées. Si vous connectez GetAccept à votre système de facturation (comme Chargebee), ces informations seront également mises à jour automatiquement pour garantir l’envoi correct de votre facture.
Conclusion
Automatiser votre processus de vente avec GetAccept et Salesforce n'est plus une option. De la création de contenu au suivi des activités, en passant par la gestion des parties prenantes et la mise à jour des étapes des opportunités, l’automatisation vous libère des tâches fastidieuses.
Ces outils permettent à votre équipe commerciale de se concentrer sur ce qu’elle fait de mieux : établir des liens avec les clients et conclure des deals. Avec GetAccept, vous réduisez les tâches administratives, éliminez les erreurs humaines et maintenez la clarté de votre pipeline de vente.
