SATS

En visjon om å ta et digitalt helhetsgrep ved hjelp av GetAccept

SATS’ ønske før pandemiens inntog var å digitalisere deres systemer og ta et helhetsgrep hva gjaldt deres interne verktøy. GetAccept brukes i dag som leverandør for å redusere tid brukt på blant annet signering og håndtering av salgs-, medlems- og ansettelsesavtaler, kontrakter med personlige trenere og gruppeinstruktører.

Utfordring blant senterledere og HR 
Ansettelsesavtaler ble tidligere inngått og signert fysisk med penn og papir, da det er få personer som sitter med det juridiske arbeidet i SATS. Med flere tusen deltidsansatte, kunne det ta opptil flere måneder før en avtale ble signert. Enkelte så det som utfordrende å stille opp på SATS’ sentre på kort varsel med en fulltidsjobb ved siden. For disse personene har det vært høyst prekært med en digital løsning som GetAccept, slik at de blant annet unngår unødvendig reisevei frem og tilbake fra ulike bydeler og sentre.

Senterledere og HR-avdelingen har i tillegg sendt ut interne dokumenter som f.eks. brannverntester m.m. Slike dokumenter er nødvendig å lese for alle ansatte, og med GetAccept har de tilegnet seg ønskelig oversikt ved deling viktig informasjon internt.

Utfordringer internt og overfor medlemmer
Flere av av SATS’ instruktører jobber som regel 1-2 timer i uken med en fulltidsjobb ved siden av. Ansettelsesavtaler krevde derfor koordinering med enten senterleder eller regionsansvarlig til alle døgnets tider. Det var spesielt tidkrevende for regionsleder som måtte reise fra A til B for å koordinere og påse at kontrakter og dokumenter ble undertegnet på riktig vis.

SATS opplevde utfordringer og så raskt muligheter med en effektiv avtalehåndtering. Kontrakter som sendes ut fra SATS per i dag, havner og lagres automatisk i Salesforce eller e-post. Dette gjør at de slipper den manuelle opplastingen med ulike versjoner. De kan med sikkerhet påse at personen på andre siden av "bordet" sitter med samme versjon som avsender. Når avtaler blir sendt ut til medlemmer, har de gått vekk fra SMS-utsendelser og benyttet GetAccept for å kunne være i stand til å overholde GDPR-krav og ivaretakelse av medlemmers personvern. 

“Her har jeg sendt ut 10 kontrakter, og det er 8 som har signert - hvilke har ikke signert? Før GetAccept hadde vi ikke helt oversikt over hvem som hadde signert, men det har vi jo nå. Da kan man purre på de 2 siste med en naturlig og personlig tilnærming - basert på god innsikt og sporbarhet over hvordan denne personen har interagert med selve dokumentet!”

- Malene Lamark, Senterleder på SATS Storo

Integrasjonen mot Salesforce er en av mange grunner til at SATS landet på GetAccept

Det at GetAccept hadde en tilfredstillende integrasjon med Salesforce var selvsagt et krav før implementering. Et ønske om å velge en lokal leverandør og et team som sitter i samme region som kan bistå på kort varsel har vært essensielt for samarbeidet. 

SATS satte i gang med GetAccept i forbindelse med Salesforce fra starten, slik at de kunne bruke GetAccept for en enklere avslutning og signering av kontrakter for privat- og bedriftsmarkedet (B2C og B2B).

"Det som er fint med GetAccept er det er sydd inn i Salesforce, slik at for de som jobber i Salesforce ikke må hoppe ut av ulike programmer og verktøy. Man sitter og jobber i ett og samme system med god oversikt over medlemmer og leads. Det er en av mange gode grunner til nettopp å velge GetAccept. En god forutsetning er at man har et system man er vant til, i vårt tilfelle Salesforce. Løsningen er såpass smidig og enkel å integrere med eksisterende CRM-system". 

- Henning Gravnås

Målet med implementeringen av GetAccept var fra dag én at papirmøllen kunne fjernes og at man skulle bli mer arbeidssparende i det administrative arbeidet. For salg gjaldt det å strømlinjeforme og effektivisere salgsprosessen, få mer innsikt og økt kontroll - og ikke minst bevare den personlige touchen i en digital verden.

SATS har nå satt opp en automatikk på ansettelseskontrakter slik at signerte kontrakter sendes automatisk til lønnsavdelingen. I tillegg vil mottaker motta og arkivere signert avtale elektronisk slik at de slipper det manuelle papirarbeidet. Videre har GetAccept fungert som et intuitivt og brukervennlig verktøy med enkelt oppsett og rask onboarding som gir alle involverte muligheten til å bruke GetAccept - uten å måtte ha noe særlig teknisk erfaring.

Brandingen i plattformen har dessuten gjort det mulig for SATS-brukere å sende ut alle dokumenter som om det var deres egne. Denne funksjonen har tillatt dem å designe deres dokumenter slik de ønsker, slik at det samsvarer med deres brand assets.

“Teamet bak GetAccept gir jo alt for at vi skal være fornøyde. Vi har hele veien vært fornøyde med personene vi har hatt kontakt med. De har hjulpet oss med å gjennomføre onboarding med tett oppfølging. Vi jobber både med produktive mennesker og tidseffektive systemer som har gjort arbeidet (og livene våre) enklere! Vi har tidligere brukt et annet CRM-system og andre leverandør for e-signering, men GetAccept har danket ut alle vi har vært i dialog med!”

- Henning Gravnås, Application Manager

Resultatet etter en smidig implementering

I dag benytter både salg, HR og senterledere seg av GetAccept hvor alt håndteres digitalt og elektronisk samtidig som at det fysiske oppmøtet fra et senter til et annet unngås. Ukentlige og daglige fysiske møter kan nå elimineres for godt. Digitale kontrakter og avtaler som er like juridisk bindende som en fysisk kontrakt, blir i dag signert på flekken med rikelig oversikt sammenliknet med tiden før implementering. Da det jobbes med flere sentre med flere tusen heltids- og deltidsansatte på tvers av ulike SATS-sentre, krever det en effektiv og rask avtalehåndtering og signeringsprosess.

Alt blir i tillegg gjort på en akseptabel måte i henhold til GDPR, vilkår og personvern. Dokumenter som sendes via GetAccept, sendes automatisk til lønnsavdelingen som jobber integrert med GetAccept i Salesforce.

SATS har tilegnet seg overblikk og sporing på alle utsendelser, oversikt over hvem som har gjort handlinger og hvor i trakten avtalen befinner seg. Det har i tillegg gjort det enkelt for selgere å jobbe mer effektivt samtidig som de har god kontroll over alle medlemskontrakter og avtaler - som nå kan lagres direkte inne i Salesforce ikledd SATS’ branding. 

Ved situasjoner der en kontrakt ligger og flyter på en kontorpult som man tidligere ikke hadde fullstendig kontroll over, spores og følges denne enkelt opp i GetAccept. Utover dette har plattformen effektivisert tiden betraktelig slik at SATS' ulike avdelinger kan bli mer produktive og fjerne støy fra deres daglige gjøremål. Til slutt har de kuttet ut høyt papirforbruk og fjernet den evigvarende papirmøllen som kommer naturlig med administrativt arbeid og signering av fysiske kontrakter. På denne måten har SATS lykkes med å bli en grønnere og bærekraftig bedrift!

GetAccept har hjulpet SATS med å bevare den personlige touchen

Engasjerende funksjoner som video og live-chat har blitt brukt i flere HR-prosesser. Nyansatte på SATS svarer gjerne på utsendelser i chat om det skulle foreligge noen spørsmål. Her er det mulig å gi tilbakemelding og svar omgående. Video-funksjonen har blitt benyttet ved flere anledninger ved at man kan gjøre et videoopptak og laste den opp - slik at man slipper å spille inn en ny video hver gang til flere personer. Oppsummert har de engasjerende funksjonene til GetAccept hjulpet SATS med bevare den personlige touchen som lengtes etter der sosial kontakt er mangelvare.

SATS Group er Nordens ledende treningssenterkjede. Med deres visjon "Make people healthier and happier" spiller de en viktig rolle for deres medlemmers helse og livskvalitet. SATS ønsker også å bidra til å bedre den nordiske folkehelsen.

SATS Group består av SATS, ELIXIA, Fresh Fitness, HiYoga og Balance. I gruppen inngår 250 sentre i Norge, Sverige, Finland og Danmark med 700.000 medlemmer og 10.000 ansatte, hvorav 2.000 er heltidsansatte.