Préparer et réussir l'onboarding de la Deal Room

Avant l'onboarding, place à l'introspection

Faire basculer toute son équipe commerciale sur la Deal Room, ce n’est pas un projet anodin. Que ce soit pour un SDR, un AE ou un CSM, l’utilisation de la Deal Room nécessite de supprimer certains automatismes et de tirer un trait sur toute une organisation. 

Alors quelle est la meilleure façon de préparer l’onboarding et de convaincre les futurs utilisateurs de l’intérêt de ce changement ? En faisant une introspection et en prenant du recul sur les processus utilisés.

• Est-ce vraiment l’idéal de partager des tonnes d’e-mails et de documents éparpillés ?
• Avez-vous vraiment l’impression de créer des liens avec vos acheteurs dans l’état actuel ?
• La communication et l’accès à l’information en interne est-elle optimale ? 
• Vos contenus attirent-ils vraiment l'œil? 

Voici tant de questions que vous devez soulever avec votre équipe pour impliquer le plus de personnes, le plus rapidement possible. 

Définir les moteurs du projet

On ne va pas se mentir, la Deal Room nécessite une appétence pour le digital. Pour préparer au mieux l’onboarding, sélectionnez les moteurs de votre projet, autrement dit les personnes les plus « digital friendly », et qui seront plus tard les plus à même de pousser l’adoption. 

Chez GetAccept, CSM et porteurs du projet identifient généralement un ou deux administrateurs en fonction de la taille de l’équipe. 

Nous faisons d’ailleurs en sorte que les futurs clients rencontrent l’un de nos CSM le plus tôt possible après la signature pour parler roadmap et plan de déploiement. Une Deal Room d’onboarding est envoyée avant chaque meeting d’introduction pour désamorcer la discussion.

Peu importe le logiciel que vous choisissez pour utiliser une Deal Room, ne négligez pas la qualité du support client qui joue un rôle primordial dans l’implémentation, l’adoption et donc le succès du projet à long terme.

Comment se déroule l'onboarding chez GetAccept ?

Quatre grandes étapes caractérisent l’onboarding de la Deal Room chez GetAccept.

1. Le meeting d’introduction
   
   C’est la première fois que l’un de nos CSM rencontre le client. L’objectif est d’aligner le projet sur les objectifs de l'équipe à court, moyen et long terme. Cela nécessite de faire le point sur les méthodes utilisées jusqu’alors et de creuser les métriques qui vont délimiter le projet.
   
   
2. L’onboarding des administrateurs
   
   L’onboarding se fait en deux temps chez GetAccept. C’est d’abord les administrateurs du projet qui vont être formés sur l’outil en découvrant comment fonctionne l’entité GetAccept, les différents settings et la bibliothèque de contenus. 
   
   
3. L’onboarding des utilisateurs
   
   Ensuite, c’est seulement quand les administrateurs ont eu le temps de parcourir l’outil et de se familiariser avec les diverses fonctionnalités que vient l’onboarding des utilisateurs finaux. Entre temps, l’accompagnement du CSM prend tout son sens pour répondre aux éventuelles questions et peaufiner les modèles de Rooms construits. 
   
   On conseille d’ailleurs aux administrateurs de partager une Room aux utilisateurs finaux avant l’onboarding afin qu’ils aient eux aussi le temps de voir GetAccept en action. Pendant l’onboarding, notre CSM laisse les ambassadeurs présenter le fonctionnement de GetAccept notamment au niveau des workflows et de l’intégration avec le CRM si nécessaire.
   
   
4. Déploiement de la Deal Room
   
   Dernière étape : celle du déploiement massif de la solution après un crash test global de l’équipe. C'est un moment charnière qui permet également aux équipes de partager leurs feedbacks sur la phase d’implémentation et sur l’évolution de leurs objectifs.

La collaboration marquée par une Deal Room évolutive 

Ce n'est pas parce que l'onboarding est terminé et que les équipes ont adopté la Deal Room que les échanges avec le CSM ralentissent.

La Deal Room qui a servi à l'onboarding reste d'ailleurs active tout au long de la collaboration et sert de feuille de route, aussi bien du côté Customer Success que du côté des clients. Il suffit de masquer les sections qui ne sont plus d'actualité pour promouvoir de nouveaux contenus tels que des cas clients, des nouvelles mises à jour produit ou des statistiques clés.

Un message à partager ? Le chat en direct est tout indiqué pour garder contact et mettre en évidence une nouvelle section dans la Room. Vous l'aurez compris : la Deal Room couvre bien plus que l'ensemble du cycle de vente.