À quoi sert la signature électronique pour les RH ?

Si vous êtes en train de revoir vos processus de vente et que vous cherchez un moyen de faire gagner du temps et d’apporter de la valeur à votre service des ressources humaines, pourquoi ne pas tester GetAccept ?

Notre logiciel de signature électronique pour les RH est à la fois simple, pratique et rapide à prendre en main. Vous serez ainsi en mesure de faire signer tous vos contrats de travail, promesses d’embauche et autres documents administratifs 8 fois plus vite qu’avec une procédure papier ! Découvrez tout de suite comment GetAccept peut aider pour votre secteur des ressources humaines.

1) Comment faire gagner un temps précieux aux ressources humaines ?

Pour gagner du temps au sein du service des ressources humaines de n’importe quelle entreprise, une solution simple consiste à digitaliser le processus de signature. En effet, en optant pour la signature électronique, vous n’avez plus besoin de vous déplacer ou de convoquer un candidat pour qu’il signe sa promesse d’embauche, son contrat de travail ou le règlement intérieur.

Désormais, il suffit d’envoyer le document en question au signataire pour qu’il le reçoive instantanément, le consulte et le signe en quelques clics. De votre côté, vous pouvez suivre le statut du document et vous recevez une notification quand le document a été dûment signé ainsi qu’un certificat de signature pour plus de sécurité.

Notez également que tous vos documents sont ensuite archivés et stockés en ligne sur le serveur de votre choix. Voilà qui vous fera économiser en coût d’archivage, en plus de la place gagnée dans vos bureaux.

2) Quels sont les avantages d’un logiciel de signature électronique pour les RH ?

Contrats, certificats d’embauche, documents juridiques… Quand on est RH, le nombre de documents à faire signer est impressionnant. Heureusement, il existe désormais un logiciel capable d’automatiser le processus de signature. Voici ses principales fonctions.

A. Faire signer tous types de documents

De la promesse d’embauche au reçu du solde de tout compte, la signature électronique pour les RH vous facilite la tâche. Importez directement vos documents en n’importe quel format (PDF, Word, Google Doc, etc.) dans le logiciel ou créez-le de A à Z depuis la plateforme GetAccept. Il n’y a plus qu’à insérer simplement une zone de signature. Ensuite, la procédure est simple :

• sélectionnez le signataire ou créez un flux d’approbation pour recueillir plusieurs signatures ;
• le destinataire reçoit un SMS ou un e-mail l’informant que son document est prêt à être signé ;
• vous recevez un certificat de signature attestant de la valeur légale du document.

B. Créer une relation de confiance avec les employés

Généralement, lorsqu’une procédure est claire et bien rodée, elle atteste du professionnalisme d’une entreprise. Voilà donc un bon moyen de donner confiance à vos nouvelles recrues ou à vos partenaires.

En outre, vous avez la possibilité de personnaliser votre communication par le biais de vidéos, par exemple. Vous pourriez ainsi en profiter pour présenter le poste à pourvoir ou votre entreprise de manière originale. Enfin, GetAccept vous propose de programmer des relances au cas où le signataire aurait oublié de signer son contrat.

C. Suivre l’avancée de la signature des documents

Votre logiciel de signature électronique pour les RH vous permet de récolter les données relatives aux activités menées sur chaque document. Pour une meilleure gestion de ces derniers, vous pouvez analyser les pages qui sont les plus lues et vérifier où en est l’état d’avancement de la signature d’un contrat.

3) La signature électronique pour les RH a-t-elle une véritable valeur légale ?

En concevant le logiciel de signature électronique pour les RH, les développeurs se sont particulièrement concentrés sur la sécurité de vos données numériques. Soyez assuré que toutes les lois applicables en France en matière de confidentialité ont été respectées. Le RGPD, le règlement eIDAS ou encore les protocoles de connexion sécurisée ont tous été mis en action.

De plus, une fois qu’un document a été signé électroniquement, un certificat de signature vient attester de la valeur juridique du contrat. Une double authentification par SMS permet, quant à elle, de s’assurer de l’identité du signataire afin d’écarter tout risque de fraude.

Essayez GetAccept et optez pour la signature électronique pour RH

Sachez que notre logiciel de signature électronique pour les ressources humaines est conçu pour s’intégrer parfaitement à votre environnement de travail. En effet, il vient se connecter en harmonie avec tous les logiciels déjà présents : paie et comptabilité, marketing, gestion des relations commerciales, etc.

Aussi, vous pouvez obtenir les données détaillées des actions de vos collaborateurs afin d’établir un bilan des performances des membres de votre entreprise. Ceci est bien pratique lors des entretiens annuels, par exemple.

Vous avez hâte de passer à la signature électronique ? Pensez à créer un compte en ligne et à demander votre essai gratuit de la solution GetAccept afin de vous familiariser avec l’outil. En attendant, découvrez comment la signature électronique peut également fluidifier les processus de recrutement.