12 raisons de ne plus envoyer vos pièces jointes par e-mail

Qui dit nouvelle étape du processus de vente, dit nouveau document à envoyer à votre prospect. Un conseil ? Arrêtez d'encombrer les messageries électroniques de vos clients !

Savez-vous que nous sommes plus de 3 milliards à posséder une adresse e-mail et que 300 milliards d’e-mails sont envoyés chaque jour ? Ce qui signifie en moyenne 100 e-mails envoyés par jour avec des pièces jointes.

Une pièce jointe est un document que vous importez dans un e-mail pour illustrer vos propos et apporter du contenu à vos destinataires.

Comme vous pouvez le constatez, l'e-mail est encore le canal de communication le plus utilisé, notamment dans le secteur de la vente B2B. En effet, toutes les occasions sont bonnes pour envoyer des brochures commerciales ou des propositions par courrier électronique.

Il est temps d’arrêter ! Évidemment, vous devez trouver un moyen d’envoyer ces documents, mais pas par email. Pourquoi ? On vous explique tout !

1. Vos pièces jointes mettent en péril la confidentialité et la sécurité

Lorsque vous envoyez un document confidentiel par e-mail, même si vous précisez qu’il est confidentiel, rien ne vous garantit que le destinataire ne le partagera pas à ses collaborateurs ou même à des concurrents.

2. Vos e-mails n'ont pas de date d'expiration

En quelques mois, il peut se passer beaucoup de choses. Les caractéristiques de votre produit ont pu évolué, tout comme votre rôle au sein de l'entreprise. Par contre, vos e-mails, eux, restent toujours accessibles dans les boîtes de réception.. En partageant vos documents via un lien sécurisé, vous pouvez fixer une date d’expiration.

3. Vous pouvez vous tromper de destinataire

Les commerciaux envoient régulièrement des e-mails. Et parfois, il arrive de se tromper et de s’adresser à la mauvaise personne. Problème : on ne peut plus faire marche arrière !

Une situation qui peut être éviter en utilisant un lien : vous pouvez à minima le désactiver ou supprimer l’accès pour que la personne en question ne consulte pas le document. 

4. La taille des fichiers est souvent trop importante

N’envoyez surtout pas des fichiers trop lourds par e-mail ! Sauf si vous voulez encombrer les boîtes mail de vos destinataires inutilement… En plus, avec l'utilisation accrue des appareils mobiles, nombreux sont ceux qui ne parviennent pas à ouvrir des fichiers trop lourds.

En parallèle, vous imposez à vos destinataires de télécharger un fichier, ce qui n'est plus vraiment d'actualité. En partageant vos propositions sous forme de lien, vos clients peuvent les consulter sans avoir à les télécharger.

Dernier point : qui dit pièce joint volumineuse dit atterrissage dans les spams. mieux vaut éviter n'est-ce pas ?

5. Vous vous retrouvez avec plusieurs versions d'un même document

Après avoir envoyé un document par e-mail, il n’y a plus aucun moyen de le modifier. Vous vous retrouvez donc avec une deuxième version à renvoyer, ce qui n’est pas vraiment pratique. Sans parler du fait que certaines personnes peuvent détenir la mauvaise version… Partagez un lien et vous n’aurez plus qu’à modifier le fichier source. 

6. Vous pouvez oublier d'ajouter la pièce jointe

Combien de fois avez-vous envoyé un e-mail sans joindre le fichier correspondant ? Il n’y a rien de plus énervant, n’est-ce pas ?vLorsque vous rédigez un e-mail, vous écrivez " vous trouverez en pièce jointe", mais vous oubliez de l'ajouter avant l'envoi. En revanche, si vous insérez un lien, impossible de l’oublier puisqu’il fait partie du texte !

7. Le processus de signature prend plus de temps

Généralement, lorsqu’on envoie un contrat, on souhaite qu’il soit signé le plus rapidement possible. Mais lorsque vous l'envoyez par e-mail, à moins que votre prospect dispose d’un logiciel de signature électronique, il doit le signer à la main (imprimer, signer, scanner puis renvoyer). En utilisant une solution de signature électronique directement, vous pouvez faire signer vos documents en un clic !

8. Vous n’avez aucun moyen de suivre vos documents

Enfin, en envoyant vos documents par e-mail, vous ne suivez pas comment vos prospects interagissent avec vos documents.

Combien de temps ont-ils passé sur chaque page ? Ont-ils partagé le document avec un autre décisionnaire ? L’ont-il imprimé, téléchargé ? Bénéficiez de ces données précises en utilisant une plateforme de Digital Sales Room !

Vous ne pouvez pas mettre en place nos astuces ? Utilisez au moins un système de partage tel que Dropbox ou Google Drive. Cela vous permettra de résoudre bon nombre des problèmes mentionnés ci-dessus.